星湖科技(600866):独立董事专门会议制度(2024年制订)
广东肇庆星湖生物科技股份有限公司 独立董事专门会议制度(2024年制订) (2024年4月19日广东肇庆星湖生物科技股份有限公司第十一届 董事会第五次会议审议通过) 第一条 为充分发挥独立董事在董事会中参与决策、监督制衡、 专业咨询等职能,进一步完善广东肇庆星湖生物科技股份有限公司 (以下简称“公司”)的治理结构,保护中小股东及利益相关者的 利益,促进公司的规范运作,根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法 》《上市公司独立董事管理办法 》《上市公司治理准则 》《上海证券交易所股票上市规则 》《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1号-规范运作》等法律、法规和规范性文件及《广 东肇庆星湖生物科技股份有限公司章程》(以下简称“公司章程”)、《广东肇庆星湖生物科技股份有限公司独立董事工作制度》(以下简称“ 《独立董事工作制度》”)的有关规定,并结合公司实际情况,制定本制度。 第二条 独立董事专门会议是指全部由独立董事参加的专门会议。 第三条 公司应当根据工作需要不定期召开独立董事专门会议。 专门会议应于召开前五天通知全体独立董事并提供相关资料和 信息。因情况紧急,需要尽快召开专门会议的,经全体独立董事一 致同意,可以随时通过电话或其他方式发出会议通知,免于按照前 款规定的通知时限执行,但召集人应当在会议上做出说明。 第四条 专门会议通知应至少包括以下内容: (一)会议召开时间、地点; (二)会议期限; (三)会议需要讨论的议题; (四)会议联系人及联系方式; (五)会议通知的日期。 第五条 独立董事专门会议由三分之二以上独立董事出席或委 托出席方可举行。如有需要,公司非独立董事及高级管理人员及议 题涉及的相关人员可以列席独立董事专门会议,但非独立董事人员 对会议议案没有表决权。 第六条 独立董事专门会议由过半数独立董事共同推举一名独 立董事召集和主持;召集人不履职或者不能履职时,两名及以上独 立董事可以自行召集并推举一名代表主持。 第七条 独立董事专门会议的表决,实行一人一票。专门会议 进行表决时,既可采取记名投票表决方式,也可采取举手表决方式。 第八条 独立董事专门会议可通过现场、通讯方式或现场与通 讯相结合等方式召开。 第九条 独立董事原则上应该亲自出席会议,如有特殊情况, 也可以委托其他独立董事代为出席会议并行使表决权。独立董事委 托其他独立董事代为出席会议并行使表决权的,应向会议主持人提 交授权委托书。授权委托书应于会议表决前提交给会议主持人。 第十条 授权委托书应由委托人和被委托人签名,应至少包括 以下内容: (一)委托人姓名; (二)被委托人姓名; (三)代理委托事项; (四)对会议议题行使投票权的指示(赞成、反对或弃权)以 及未做具体指示时被委托人是否可按自己意思表决的说明; (五)授权委托的期限; (六)授权委托书签署日期。 第十一条 下列事项应当经专门会议审议并经全体独立董事过 半数同意后,方可提交董事会审议: (一)应当披露的关联交易; (二)公司及相关方变更或者豁免承诺的方案; (三)发生公司被收购事项时,董事会针对收购所作出的决策 及采取的措施; (四)法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其 他事项。 第十二条 独立董事行使以下特别职权前应当经专门会议审议 并取得全体独立董事过半数同意: (一)独立聘请中介机构,对公司具体事项进行审计、咨询或 者核查; (二)向董事会提议召开临时股东大会; (三)提议召开董事会会议。 独立董事专门会议可以根据需要研究讨论公司其他事项。 独立董事行使上述所列职权的,公司应当及时披露。上述职权 不能正常行使的,公司应当披露具体情况和理由。 第十三条 专门会议应当有会议决议并建立书面会议记录。出 席会议的独立董事应当在会议决议及会议记录上签名。 第十四条 专门会议应当按规定制作会议记录,会议记录包含 如下内容: (一)会议召开的时间、地点、方式; (二)会议召集人和主持人; (三)出席独立董事的姓名; (四)独立董事发言要点; (五)每一决议事项的表决方式和表决结果; (六)与会独立董事认为应当记载的其他事项。 会议记录应当真实、准确、完整,充分反映与会人员对所审议 事项提出的意见。 第十五条 独立董事应在独立董事专门会议中发表独立意见, 意见类型包括同意、保留意见及其理由、反对意见及其理由和无法 发表意见及其障碍。提出保留意见、反对意见或者无法发表意见的,相关独立董事应当明确说明理由。所发表的意见应当明确、清楚。 第十六条 每项议案获得规定的有效表决票数后,经会议主持 人宣布即形成专门会议决议。专门会议决议经出席会议独立董事签 字后生效。未依照法律、法规、公司章程《独立董事工作制度》及 本细则规定的合法程序,不得对已生效的专门会议决议作任何修改 或变更。 第十七条 独立董事专门会议应设会议档案,档案内容包括会 议通知、会议材料、独立董事代为出席的授权委托书、表决票、决 议、经与会独立董事签字确认的会议记录等,由董事会秘书负责保 存,会议档案应当至少保存十年。 第十八条 公司应当保证独立董事专门会议的召开,并提供所 必需的工作条件。公司应当保障独立董事召开专门会议前提供公司 运营情况资料,组织或者配合开展实地考察等工作。 公司应当为独立董事履行职责提供必要的工作条件和人员支持, 指定专门人员协助独立董事专门会议的召开。 公司应当承担独立董事专门会议要求聘请专业机构及行使其他 职权时所需的费用。 第十九条 出席会议的独立董事均对会议所议事项有保密义务, 不得擅自披露有关信息。 第二十条 本制度所称“以上”含本数;“过”不含本数。 第二十一条 本制度未尽事宜,按国家有关法律、法规和《公 司章程》的规定执行。本制度如与国家日后颁布的法律、法规或经 合法程序修改后的公司章程相抵触时,按国家有关法律、法规和公 司章程的规定执行,并立即修订,报公司董事会审议通过。 第二十二条 本制度由公司董事会负责制定、修改和解释。 第二十三条 本制度自公司董事会审议通过之日起生效并实施, 修改时亦同。 中财网
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