和辉光电(688538):上海和辉光电股份有限公司董事会议事规则
上海和辉光电股份有限公司 董事会议事规则 2024年8月 上海和辉光电股份有限公司 董事会议事规则 第一章 总则 第一条 为进一步完善公司法人治理结构，规范董事会的运作，提高董事会的工作效率和科学决策能力，保证公司董事会依法行使权力，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）和《上海和辉光电股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等法律法规的有关规定，并结合本公司的实际情况，制定本规则。 第二条 董事应当遵守法律、行政法规、部门规章和《公司章程》的规定，履行忠实和勤勉义务。 第三条 董事会下设董事会办公室，处理董事会日常事务。 董事会秘书或者由董事会秘书安排的专人负责保管董事会印章。 第二章 董事会的组成及其职权 第四条 董事会由9名董事组成，其中股东代表董事5名，独立董事3名，职工代表董事1名。职工代表董事由公司职工代表大会、职工大会或其他方式民主选举产生。 董事会设董事长一人。 第五条 董事长由董事会以全体董事的过半数选举产生。 第六条 董事会行使下列职权： （一） 召集股东大会，并向股东大会报告工作； （二） 执行股东大会的决议； （三） 决定公司的经营计划和投资方案； （四） 制订公司的年度财务预算方案、决算方案； （五） 制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案； （六） 制订公司增加或者减少注册资本、发行债券或其他证券及上市方案； （七） 拟订公司重大收购、收购本公司股票或者合并、分立、解散及变更公司形式的方案； （八） 在股东大会授权范围内，决定公司对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财、关联交易、对外捐赠等事项； （九） 决定公司内部管理机构的设置； （十） 决定聘任或者解聘公司总经理、董事会秘书及其他高级管理人员，并决定其报酬事项和奖惩事项；根据总经理的提名，决定聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人等高级管理人员，并决定其报酬事项和奖惩； （十一） 制订公司的基本管理制度； （十二） 制订《公司章程》的修改方案； （十三） 管理公司信息披露事项； （十四） 向股东大会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所； （十五） 听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作； （十六） 法律、行政法规、部门规章或《公司章程》授予的其他职权。 公司董事会设立审计委员会，并根据需要设立战略与ESG、提名、薪酬与考核等相关专门委员会。专门委员会对董事会负责，依照《公司章程》和董事会授权履行职责，提案应当提交董事会审议决定。专门委员会成员全部由董事组成，审计委员会成员应当为不在公司担任高级管理人员的董事，其中审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会中独立董事应当过半数并担任召集人，审计委员会的召集人为独立董事中的会计专业人士。董事会负责制定专门委员会工作规程，规范专门委员会的运作。 超过股东大会授权范围的事项，应当提交股东大会审议。 第七条 公司董事会应当就注册会计师对公司财务报告出具的非标准审计意见向股东大会作出说明。 第八条 董事会应当确定对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财、关联交易、对外捐赠等权限，建立严格的审查和决策程序；重大投资项目应当组织有关专家、专业人员进行评审，并报股东大会批准。 （一） 本条所称交易事项是指：购买或者出售资产；对外投资（购买银行理财产品的除外）；转让或受让研发项目；签订许可使用协议；提供担保；租入或者租出资产；委托或者受托管理资产和业务；赠与或者受赠资产；债权、债务重组；提供财务资助等。 上述购买或者出售资产，不包括购买原材料、燃料和动力，以及出售产品或商品等与日常经营相关的交易行为。 公司发生的交易（提供担保除外），达到下列标准的，由董事会表决通过： （1） 交易涉及的资产总额（同时存在账面值和评估值的，以高者为准）占公司最近一期经审计总资产的10%以上； （2） 交易的成交金额占公司市值的10%以上； （3） 交易标的（如股权）的最近一个会计年度资产净额占公司市值的10%以上； （4） 交易标的（如股权）在最近一个会计年度相关的营业收入占公司最近一个会计年度经审计营业收入的10%以上，且超过1,000万元； （5） 交易产生的利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的 10%以上，且超过100万元； （6） 交易标的（如股权）在最近一个会计年度相关的净利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的10%以上，且超过100万元。 公司发生的交易（提供担保除外）达到下列标准之一的，董事会表决通过后，还应提交股东大会审议： （1） 交易涉及的资产总额（同时存在账面值和评估值的，以高者为准）占公司最近一期经审计总资产的50%以上； （2） 交易的成交金额占公司市值的50%以上； （3） 交易标的（如股权）的最近一个会计年度资产净额占公司市值的50%以上； （4） 交易标的（如股权）在最近一个会计年度相关的营业收入占公司最近一个会计年度经审计营业收入的50%以上，且超过5,000万元； （5） 交易产生的利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的 50%以上，且超过500万元； （6） 交易标的（如股权）在最近一个会计年度相关的净利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的50%以上，且超过500万元。 公司提供财务资助，应当以交易发生额作为成交额，适用上述关于成交金额决策权限的约定。 公司连续 12个月滚动发生委托理财的，以该期间最高余额为成交额，适用上述关于成交金额决策权限的约定。 公司发生租入资产或者受托管理资产交易的，应当以租金或者收入为计算基础，适用上述关于交易标的相关营业收入决策权限的约定。 上述指标计算中涉及的数据如为负值，取其绝对值计算。 公司与同一交易方同时发生本条规定的同一类别且方向相反的交易时，应当按照其中单向金额，适用本条规定。 除提供担保、委托理财等另有规定事项外，公司进行本条规定的同一类别且与标的相关的交易时，应当按照连续 12个月累计计算的原则，适用本条规定。公司分期实施交易的，应当以交易总额为基础适用本条规定。已经按照本条规定履行义务的，不再纳入相关的累计计算范围。 公司如未盈利的则可豁免适用上述净利润指标。 （二） 公司与关联人发生的关联交易（提供担保除外），达到下列标准之一的，应提交董事会审议批准： （1） 与关联自然人发生的成交金额在30万元以上的交易； （2） 与关联法人发生的成交金额占公司最近一期经审计总资产或市值 0.1%以上的交易，且超过300万元。 公司与关联人发生的交易金额（提供担保除外）占公司最近一期经审计总资产或市值1%以上的交易，且超过3,000万元，由董事会审议通过后，还应提交股东大会审议。 （三） 除《公司章程》第四十三条规定的担保行为应当提交股东大会审议外，公司其他对外担保行为均由董事会审批。 对外担保事项提交董事会审议时，除应当经全体董事的过半数通过外，还应当取得出席董事会会议的三分之二以上董事同意。 上述交易额度不足董事会审议权限的，董事会授权公司总经理审核、批准（董事会授权内容不含对外担保以及证券投资、委托理财、风险投资等委托理财类投资事项）。 第九条 公司董事会下设战略与ESG委员会、审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会，对董事会负责。 （一） 战略与ESG委员会的主要职责是对公司长期发展战略、重大投资决策和ESG相关事项进行研究并提出建议。 （二） 审计委员会的主要职责是负责审核公司财务信息及其披露、监督及评估内外部审计工作和内部控制。 （三） 提名委员会的主要职责是负责拟定董事、高级管理人员的选择标准和程序；对董事、高级管理人员人选及其任职资格进行遴选、审核；并就提名或任免董事、聘任或解聘高级管理人员等事项向董事会提出建议。 （四） 薪酬与考核委员会的主要职责是负责制定董事、高级管理人员的考核的标准并进行考核；制定和审查董事、高级管理人员的薪酬政策与方案；并就董事、高级管理人员的薪酬，制定或变更股权激励计划、员工持股计划、激励对象获授权益、行权权益条件成就，董事、高级管理人员在拟分拆所属子公司安排持股计划等事项向董事会提出建议。 第十条 公司设董事会秘书，由董事会聘任。董事会秘书是公司高级管理人员，履行董事会赋予的职责。 第三章 董事长的职权 第十一条 董事长行使下列职权： （一） 主持股东大会和召集、主持董事会会议； （二） 督促、检查董事会决议的执行； （三） 董事会授予的其他职权。 第四章 董事会会议的召集及通知 第十二条 董事会每年至少召开两次会议，由董事长召集，于会议召开10日以前书面通知全体董事和监事。董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前3日发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足3日的，会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。 在发出召开董事会定期会议的通知前，办公室应当充分征求各董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。 第十三条 有下列情形之一的，董事会应当召开董事会临时会议。 （一） 代表1/10以上表决权的股东提议时； （二） 1/3以上董事联名提议时； （三） 监事会提议时； （四） 董事长认为必要时； （五） 过半数独立董事提议时； （六） 总经理提议时； （七） 《公司章程》规定的其他情形。 按照本条前款规定提议召开董事会临时会议的，应当通过办公室或者直接向董事长（一） 提议人的姓名或者名称； （二） 提议理由或者提议所基于的客观事由； （三） 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式； （四） 明确和具体的提案； （五） 提议人的联系方式和提议日期等。 提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有关的材料应当一并提交。办公室在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董事长。 董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补充。董事长应当自接到提议后10日内，召集和主持董事会会议。 第十四条 董事会召开临时董事会会议的通知方式为专人送出、传真、电话或电子邮件方式；通知时限为会议召开3日以前。董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录。 情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。 第十五条 董事会会议书面通知包括以下内容： （一） 会议日期和地点； （二） 会议的召开方式； （三） 会议的期限； （四） 事由及议题； （五） 联系人和联系方式； （六） 发出通知的日期。 第十六条 公司董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上的董事共同推举一名董事履行职务。 第十七条 董事会会议，应由董事本人出席；董事因故不能出席，可以书面委托其他董事代为出席，委托书中应载明代理人的姓名，代理事项、授权范围和有效期限，并由委托人签名或盖章。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事未出席董事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则： （一） 在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；关联董事也不得接受非关联董事的委托； （二） 独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独立董事的委托； （三） 董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托； （四） 一名董事不得在一次董事会会议上接受超过2名董事的委托代为出席会议，董事也不得委托已经接受2名其他董事委托的董事代为出席。 董事对表决事项的责任，不因委托其他董事出席而免除。 第十八条 董事连续两次未能亲自出席，也不委托其他董事出席董事会会议，视为不能履行职责，董事会、监事会应当建议股东大会予以撤换。 第五章 董事会会议的议事和表决程序 第十九条 董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。 董事会决议的表决，实行一人一票。 第二十条 董事会召开会议时，首先由董事长或会议主持人宣布会议议题，并根据会议议题主持议事。董事长或会议主持人应认真主持会议，充分听取到会董事的意见，控制会议进程、节省时间，提高议事的效率和决策的科学性。 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意见。 董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应当及时制止。 第二十一条 董事会根据会议议程，可以召集与会议议题有关的其他人员列席会议介绍有关情况或听取有关意见。列席会议的非董事成员不介入董事议事，不得影响会议进程、会议表决和决议。 第二十二条 董事会会议原则上不审议在会议通知上未列明的议题或事项。特殊情况下需增加新的议题或事项时，应当由到会董事过半数同意将议题或事项列入会议议程后，方可对临时增加的议题或事项进行审议和表决。 第二十三条 董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。 董事可以在会前向办公室、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。 第二十四条 董事会应当充分保证独立董事依照相关法律、法规及规范性文件的规定行使职权。 第二十五条 董事会决议表决方式为记名投票方式。董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。 董事会临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以用其他方式进行并作出决议，并由参会董事签字。 除本规则另有规定外，董事会会议不得就未包括在会议通知中的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的，不得代表其他董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。 第二十六条 与会董事表决完成后，办公室有关工作人员应当及时收集董事的表决票，交董事会秘书在一名监事的监督下进行统计。 当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事表决结果。 董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的，其表决情况不予统计。 第二十七条 除本规则第八条规定的情形外，董事会审议通过会议提案并形成相关决议，必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。法律、行政法规、部门规章和《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的，从其规定。 不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以形成时间在后的决议为准。 第二十八条 出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决： （一） 法律法规规定的董事应当回避的情形； （二） 董事本人认为应当回避的情形； （三） 《公司章程》规定的因董事与会议提案所涉及的企业有关联关系而须回避的其他情形。 在董事回避表决的情况下，有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系董事人数不足三人的，不得对有关提案进行表决，而应当将该事项提交股东大会审议。 第二十九条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的，可以先将拟提交董事会审议的分配预案通知注册会计师，并要求其据此出具审计报告草案(除涉及分配之外的其他财务数据均已确定)。董事会作出分配的决议后，应当要求注册会计师出具正式的审计报告，董事会再根据注册会计师出具的正式审计报告对定期报告的其他相关事项作出决议。 第三十条 二分之一以上的与会董事认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。 第三十一条 提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况下，董事会会议在1个月内不应当再审议内容相同的提案。 第六章 董事会会议记录 第三十二条 董事会应当对会议所议事项的决定做成会议记录。董事会会议记录应当真实、准确、完整，出席会议的董事、董事会秘书和记录人员应当在会议记录上签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见的，可以在签字时作出书面说明。必要时，应当及时向监管部门报告，也可以发表公开声明。董事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发表公开声明的，视为完全同意会议记录和决议记录的内容。 第三十三条 董事会会议记录包括以下内容： （一） 会议召开的日期、地点和召集人姓名； （二） 出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事（代理人）姓名； （三） 会议议程； （四） 董事发言要点； （五） 每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数）。 （六） 与会董事认为应当记载的其他事项。 第七章 董事会决议 第三十四条 董事会会议形成有关决议，应当以书面方式予以记载，出席会议的董事应当在决议的书面文件上签名。 第三十五条 董事会会议决议包括如下内容： （一） 会议召开的日期、地点和召集人姓名； （二） 会议应到董事人数、实到人数、授权委托人数； （三） 说明会议的有关程序及会议决议的合法有效性； 议案或事项的表决结果（如会议审议的每项议案或事项的表决结果均为全票通过，可合并说明）； （五） 如有应提交公司股东大会审议的预案应单项说明； （六） 其他应当在决议中说明和记载的事项。 第八章 决议的执行 第三十六条 董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情况，并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。 第九章 会议档案的保存 第三十七条 董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会议记录、会议纪要、决议记录等，由董事会秘书负责保存事宜，根据公司文件管理制度同步归档。 董事会会议档案的保存期限为10年以上。 第十章 附则 第三十八条 本规则未尽事宜，依照国家有关法律、行政法规、部门规章和《公司章程》的有关规定执行。 第三十九条 本规则所称“以上”、“内”，含本数；“过”、“低于”、“多于”，不含本数。 第四十条 本规则由公司董事会负责解释。 第四十一条 本规则经公司股东大会审议通过之日起施行。 中财网
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