新世界(600628):新世界董事会秘书工作制度（2025年修订）
第一章 总则 第一条 为提高公司治理水平，规范公司董事会秘书的选任、履职和培训工作，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《上海证券交易所股票上市规则》等法律法规和其他规范性文件，制定本制度。 第二条 公司董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责，应忠实、勤勉地履行职责。 董事会秘书负责公司股东会和董事会会议的筹备及文件保管、公司股东资料的管理、办理信息披露事务、投资者关系工作等事宜。 第三条 公司董事会秘书是公司与上海证券交易所之间的指定联络人。 第四条 公司董事会办公室由董事会秘书直接管理。 第二章 聘任与解聘 第五条 公司董事会应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。 第六条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件： （一）具有良好的职业道德和个人品质； （二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识； （三）具备履行职责所必需的工作经验； （四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。 第七条 具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书： （一）《上海证券交易所股票上市规则》第4.3.3条规定的不得担任上市公司董事、高级管理人员的情形； （二）最近3年受到过中国证监会的行政处罚； （三）最近3年受到过证券交易所公开谴责或者3次以上通报批评； （四）上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。 列资料： （一）董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合《上海证券交易所股票上市规则》规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容； （二）董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印件； （三）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议； （四）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。 上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交变更后的资料。 第九条 公司解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无故将其解聘。 第十条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘： （一）本制度第七条规定的任何一种情形； （二）连续三个月以上不能履行职责； （三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造成重大损失； （四）违反法律法规或者其他规范性文件和公司章程等，给公司、投资者造成重大损失。 第十一条 董事会秘书被解聘或者辞职离任的，应当接受公司董事会和审计委员会的离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。 董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。 第十二条 董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书的人选。 董事会未指定代行董事会秘书职责的人员或者董事会秘书空缺时间超过三个月的，由公司董事长代行董事会秘书职责，并在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。 第三章 履行职责 第十三条 董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包括： （一）负责公司信息披露事务、协调公司信息披露工作； （二）制定并完善公司信息披露事务管理制度； （三）督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及有关人员履（四）负责公司未公开重大信息的保密工作，在未公开重大信息泄露时，立即向上海证券交易所报告并披露； （五）负责公司内幕知情人登记报备工作； （六）关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证真实情况，督促等相关主体及时披露或者澄清，以及回复上海证券交易所问询。 第十四条 董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括： （一）筹备组织公司董事会会议及其专门委员会会议、股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字； （二）建立健全公司内部控制制度； （三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项； （四）积极推动公司建立健全激励约束机制； （五）积极推动公司承担社会责任。 第十五条 董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通，完善公司投资者的沟通、接待和服务工作机制。 第十六条 董事会秘书负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，包括： （一）保管公司股东持股资料； （二）办理公司限售股相关事项； （三）督促公司董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上海证券交易所报告； （四）其他公司股权管理事项。 第十七条 董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。 第十八条 董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员就相关法律法规、上海证券交易所相关规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责。 第十九条 董事会秘书应提示公司董事、高级管理人员履行忠实、勤勉义务。如知悉前述人第二十条 董事会秘书应履行《公司法》、中国证监会和上海证券交易所要求履行的其他职责。 第二十一条 公司保证为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司董事、高级管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的履职行为。 第二十二条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，查阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。 第二十三条 公司召开总经理办公会议和其他涉及公司重大事项的会议，应及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。 第二十四条 董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。任何机构及个人不得干预董事会秘书的正常履职行为。 第二十五条 董事会秘书需承诺在任期间及离任后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，并与公司签署保密协议；但涉及公司违法违规行为的信息不属于前述应当履行保密的范围。 第二十六条 董事会应当聘请证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责或者董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。 证券事务代表的任职条件参照《上海证券交易所股票上市规则》第4.4.4条执行。 第四章 培训 第二十七条 董事会秘书候选人或者证券事务代表候选人应参加上海证券交易所认可的资格培训，并取得董事会秘书资格培训合格证书。 第二十八条 董事会秘书原则上每两年至少参加一次由上海证券交易所举办的董事会秘书后续培训。 被上海证券交易所通报批评的董事会秘书，应参加上海证券交易所举办的最近一期董事会秘书后续培训。 第二十九条 董事会秘书的培训内容包括上市公司信息披露、公司治理、投资者关系管理、股权管理、董事会秘书权利和义务等主题。 第五章 惩戒 第三十条 董事会秘书违反《上海证券交易所股票上市规则》相关规定，情节严重的，将可能受到上海证券交易所给予的以下惩戒： （一）通报批评； （二）公开谴责； （三）公开认定不适合担任上市公司董事会秘书。 以上第（二）项、第（三）项惩戒可以一并实施。 第三十一条 被上海证券交易所公开认定为不适合担任公司董事会秘书的，上海证券交易所将注销其“董事会秘书资格证书”，自注销之日起上海证券交易所三年内不接受其参加董事会秘书资格培训。 第六章 附则 第三十二条 本制度由公司董事会负责解释，自董事会审议通过之日起实施。公司2024年修订的《上海新世界股份有限公司董事会秘书工作制度》同时废止。 上海新世界股份有限公司 二零二五年五月二十九日 中财网
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