合百集团(000417):董事会秘书工作制度（2025年10月修订）
（本制度已经公司第十届董事会第八次临时会议审议通过） 合肥百货大楼集团股份有限公司 董事会秘书工作制度 第一章 总则 第一条 为进一步明确合肥百货大楼集团股份有限公 司（以下简称公司）董事会秘书的职责、权限，规范其行为， 保证公司规范运作，保护投资者合法权益，根据《中华人民 共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《中华人民共和 国证券法》《上市公司信息披露管理办法》《深圳证券交易 所股票上市规则》（以下简称《股票上市规则》）等法律、 行政法规、规范性文件及《合肥百货大楼集团股份有限公司 章程》（以下简称《公司章程》）的规定，制定本制度。 第二条 公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司的 高级管理人员，对公司和董事会负责。 第三条 董事会秘书是公司与深圳证券交易所之间的 指定联络人，负责以公司名义办理信息披露、公司治理、股 权管理等其相关职责范围内的事务。 第二章 董事会秘书的任职资格和任免 第四条 担任董事会秘书，应当符合以下基本条件： （一）具有良好的职业道德和个人品德； （二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知 识； （三）具备履行职责所必需的工作经验； （四）取得深圳证券交易所认可的董事会秘书资格证书、 董事会秘书培训证明或者具备任职能力的其他证明。 第五条 有下列情形之一的人士，不得担任公司董事会 秘书： （一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定不得 担任董事、高级管理人员的情形； （二）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级 管理人员的市场禁入措施，期限尚未届满； （三）被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董 事、高级管理人员等，期限尚未届满； （四）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚； （五）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三 次以上通报批评； （六）法律法规、《公司章程》以及深圳证券交易所认 定不适合担任董事会秘书的其他情形。 第六条 董事会秘书由公司董事会聘任和解聘，如董事 会秘书离职的，公司原则上应当在原任董事会秘书离职后三 个月内聘任董事会秘书。 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或 者高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确 定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之 前，由董事长代行董事会秘书职责。 董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董 事会秘书职责，并在代行后的六个月内完成董事会秘书的聘 任工作。 第七条 公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证 券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能 履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在 此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负 有的责任。 证券事务代表的任职条件参照本制度第四条、第五条执 行。 第八条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及 时公告，并向深圳证券交易所提交下列资料： （一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事 会决议、聘任说明文件，包括符合《股票上市规则》任职条 件、职务、工作表现及个人品德等； （二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明 （复印件）； （三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办 公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地 址等。 上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向 深圳证券交易所提交变更后的资料。 第九条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得 无故解聘。 董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证 券交易所报告，说明原因并公告。 董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的 情况，向深圳证券交易所提交个人陈述报告。 第十条 董事会秘书有下列情形之一的，公司应当自事 实发生之日起一个月内解聘董事会秘书： （一）出现《股票上市规则》第 4.4.4条所规定情形之 一； （二）连续三个月以上不能履行职责； （三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给投资者 造成重大损失； （四）违反法律法规、《股票上市规则》、深圳证券交 易所其他规定或者《公司章程》，给公司、投资者造成重大 损失。 第三章 董事会秘书的职责 第十一条 董事会秘书履行如下职责： （一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作， 组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息 披露义务人遵守信息披露有关规定。 （二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调 公司与证券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体 等之间的信息沟通。 （三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、 董事会及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作 并签字。 （四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信 息泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告。 （五）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促 董事会等有关主体及时回复深圳证券交易所问询。 （六）组织董事、高级管理人员进行相关法律法规、《股 票上市规则》及深圳证券交易所其他规定要求的培训，协助 前述人员了解各自在信息披露中的职责。 （七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、《股票 上市规则》、深圳证券交易所其他规定和《公司章程》，切 实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员 作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并 立即如实向深圳证券交易所报告。 （八）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。 （九）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。 第十二条 公司应当指派董事会秘书、证券事务代表或 者《股票上市规则》规定代行董事会秘书职责的人员负责与 深圳证券交易所联系，办理信息披露与股票及其衍生品变动 管理事务。 第十三条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利 条件，董事、财务负责人及其他高级管理人员和公司相关人 员应当支持、配合董事会秘书工作。 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情 况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅相关文件，并要求 公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻 挠时，可以直接向深圳证券交易所报告。 第四章 附则 第十四条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规及 《公司章程》的有关规定执行。本制度与有关法律法规及《公 司章程》的有关规定不一致的，以有关法律法规及《公司章 程》的有关规定为准。 第十五条 本制度由董事会负责解释和修订，自董事会 审议通过之日起施行，原《董事会秘书工作制度》同时废止。 中财网
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